Adjoint(e) administratif(ve) - Direction

Shape Your World

At Alcoa, you will become an essential part of our purpose: to turn raw potential into real progress.

The way we see it, every Alcoan is a work-shaper, team-shaper, idea-shaper, world-shaper.

Principal objectif du poste :

Relevant du Directeur du secteur, le titulaire de ce poste a la responsabilité de supporter le l’équipe de direction du secteur dans l’exercice de leurs fonctions.  Il assure la gestion cléricale des dossiers de direction, d’amélioration continue et le support administratif.

Responsabilités spécifiques :



* Planifier et organiser l’ensemble des activités pour la direction :


* Convoquer et préparer les rencontres du directeur;


* Supporter les directeurs dans la progression de ses dossiers en fonction des échéanciers et objectifs;


* Préparer et faire le suivi des rencontres du comité de gestion du département;


* Participer à des rencontres avec le directeur;


* Agir comme personne-ressource pour les voyages et être un des collaborateurs principaux de la logistique en ce qui concerne des visiteurs du département.

Supporter l’ensemble des tâches administratives suivantes :



* Offrir du soutien opérationnel pour le directeur du département ainsi que ses équipes;


* Coordonner et suivre le calendrier du directeur du département;


* Préparer des présentations PowerPoint;


* Saisir et approuver le temps travaillé de certains groupes d’employés-cadres et syndiqués;


* Faire la gestion des calendriers de vacances;


* Préparer l’arrivée des nouveaux membres de la direction (ÉPI, demandes d’accès, outils de travail);


* Assurer le maintien et le développement de la gestion documentaire;


* Gérer l’administration des achats, les demandes d’achats, Oracle, le traitement des factures, etc.


* Mettre à jour les indicateurs hebdomadaires et mensuel des secteurs.


* Faire le décompte d'actif annuellement (inventaire)


* Collaborer dans le suivi et la mise en place des budgets des secteurs administratifs de l'usine 

Requis


* DEC en administration ou autre diplôme pertinent pour ce poste, combiné à un minimum de 5 années d’expérience en tant qu’adjointe administrative ;


* Français oral et écrit: Avancé


* Anglais oral et écrit : De base

Compétences requises


* Bonne connaissance des logiciels de la suite Office


* Une bonne connaissance du logiciel PowerBI (un atout)


* Capacité à effectuer plusieurs tâches sous pression avec un minimum de supervision


* Bon sens du service à la clientèle


* Faire preuve de discrétion et de confidentialité


* Aptitudes pour travail d’équipe ;


* Sens pour la communication


* Grande autonomie, capacité d’initiative ;


* Faire preuve de jugement, tout en appliquant les règles et procédures avec rigueur;


* Sens des responsabilités ;

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