Assistant(e) de direction F/H

Contexte et enjeux

Vous jouez un rôle clé de coordination et de facilitation auprès d'un Vice-Président et, à titre complémentaire, d'un autre manager.

Votre mission est de garantir la fluidité de l'organisation, la qualité des interactions et la confidentialité des informations dans un environnement international exigeant, multiculturel et impliquant de nombreux interlocuteurs.

Rattachement

Vice-Président - périmètre principal, représentant environ 80 % du temps ; support complémentaire auprès d'un autre manager ou Vice-Président, représentant environ 20 % du temps.

Localisation

Ce poste est localisé à Grenoble.

Votre rôle

Véritable point d'appui opérationnel du Vice-Président et de son équipe, vous anticipez les besoins, structurez les priorités et facilitez la prise de décision au quotidien.

Vous coordonnez les agendas, les réunions et les déplacements internationaux, sécurisez les processus administratifs et contribuez à la qualité des communications du périmètre.

Vous participez également à l'amélioration continue de l'efficacité collective grâce aux outils d'intelligence artificielle, notamment Microsoft Copilot.

Vos missions

Périmètre principal - 80 %


* Gérer de manière proactive l'agenda et les emails du Vice-Président, hiérarchiser les sollicitations et signaler les priorités ou points d'attention.



* Pour lui et ses n-1 :



* Préparer et coordonner les réunions institutionnelles et collectives : planification, invitations, documentation et logistique.


* Organiser les déplacements internationaux : transport, hébergement, visas si nécessaire, briefs et dossiers de voyage.


* Valider les notes de frais, en veillant à la stricte conformité.


* Piloter les animations et les communications du périmètre ainsi que les invitations associées : événements, réunions plénières et sessions ponctuelles.


* Gérer l'ensemble des commandes



* En autonomie, gérer les dossiers administratifs liés à l'activité de don de matériel : envois, réceptions et documents Cerfa, en coordination avec les parties prenantes internes et externes.

Support complémentaire - 20 %


* Gérer l'agenda d'un autre manager ou Vice-Président et prioriser les sollicitations.



* Passer les commandes nécessaires, traiter les notes de frais et organiser les déplacements.

Intelligence artificielle et amélioration des méthodes de travail


* Identifier les usages de l'intelligence artificielle susceptibles de simplifier les processus, d'automatiser certaines tâches récurrentes et d'améliorer la qualité du travail collectif.



* Exploiter Microsoft Copilot dans les outils du quotidien, notamment Outlook, Teams et Excel, afin de gagner en efficacité.



* Proposer et tester de nouvelles pratiques adaptées aux besoins de l'équipe.



* Accompagner les collaborateurs dans la prise en main et l'adoption de ces outils.

Votre profil



* Ex...