Executive Assistant VP Sustainable Development F/H

Contexte & enjeux

Vous assurez un rôle clé de coordination et de facilitation auprès d'un Vice-Président et, à titre complémentaire, d'un autre manager.

Votre mission est de garantir la fluidité de l'organisation, la qualité des interactions et la confidentialité des informations, dans un environnement exigeant et multi-interlocuteurs.

Rattachement

Vice-Président - périmètre principal (80 % du temps) ; support complémentaire (20 % du temps) : un autre manager/VP.

Localisation

Ce poste est localisé à Grenoble.

Votre rôle

Être le point d'appui opérationnel du VP : orchestrer l'agenda et les réunions, piloter les déplacements internationaux, traiter les notes de frais et commandes, gérer des dossiers administratifs spécifiques (dont donations de matériel), animer la communication et les invitations, et filtrer les priorités (agenda/mails).

Pour 20 % du temps, assurer un support exécutif équivalent pour un autre manager.

Vos missions

Périmètre principal - 80 % (scope VP)


* Gérer les réunions institutionnelles et collectives du périmètre (préparation, invitations, logistique, comptes rendus)


* Valider les notes de frais du périmètre VP et n-1, veiller à la conformité et aux délais de remboursement


* Organiser les déplacements hors de France (transport, hébergement, visas si nécessaire, briefs et dossiers de voyage)


* Gérer l'administratif lié aux donations de matériel (envoi/réception/cerfa), en lien avec les parties prenantes internes/externalités


* Assurer le support quotidien de François M.

(gestion proactive de l'agenda et des emails, priorisation, alertes)


* Piloter les animations/communications du périmètre et les invitations associées (événements, plénières, sessions ad hoc)

Support complémentaire - 20 % (autre manager/VP)


* Gérer l'agenda du VP/manager et prioriser les sollicitations


* Passer les commandes nécessaires, traiter les notes de frais et organiser les déplacements

Votre profil


* Expérience confirmée en assistanat de direction/exécutif (idéalement auprès de VP/C-level) dans un environnement international


* Excellente maîtrise d'Outlook/Teams/Office 365 ; aisance avec les outils de notes de frais et de voyage (concur/équivalents)


* Solides compétences d'organisation, gestion des priorités et sens du service ; grande discrétion et confidentialité


* Capacité à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau et à représenter le VP avec tact et professionnalisme


* Français et Anglais C1 minimun

Vos compétences clés


* Rigueur, fiabilité et sens du détail


* Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles


* Autonomie, proactivité et capacité à anticiper


* Gestion d'événements/réunions et coordination multi-acteurs


* Culture de la confidentialité et de la conformité administrative

Nous vous offrons :

Notre offre comprend une rémunération att...