Assistant(e) Administratif

En tant que Assistant(e) Administratif, vous aurez pour principales missions:

Gestion de l'accueil du site (15%)


* Accueil des collaborateurs internes (HCP, HMS) :


* Contrôle des entrées


* Enregistrement, orientation et accompagnement


* Gestion et mise à disposition des équipements de protections individuelles


* Accueil des prestataires externes (HSE, maintenance, architectes...)


* Gestion du standard téléphonique : réception, filtrage, transmission des appels

Support logistique (5%)


* Gestion des réservations : taxis, salles de réunion, déjeuners/ petits déjeuners, véhicules de location, autre évènement collaborateur


* Support à l'encadrement pour l'organisation logistique des séminaires, réunions, déplacements et évènements internes

Gestion opérationnelle de la communication & des visites (30 %)


* Mise à jour régulière et alimentation des contenus sur les supports de communication (tableau d'affichage, écrans dynamiques)


* Gestion des visites des collaborateurs de la Maison Hermès


* Coordination avec la maroquinerie


* Réservation et installation des salles


* Préparation des équipements nécessaires


* Réalisation des visites (2h par visite)


* Support à l'organisation d'évènement site en lien avec le service RH

Support Administratif (35%)


* Gestion du courrier entrant et sortant : distribution, affranchissement, envoi


* Traitement des factures fournisseurs en lien avec la comptabilité (scan, envoi, suivi)


* Point de contact principal pour les services généraux (maintenance, nettoyage...)


* Gestion des fournitures de bureau : commandes, suivi de stock, réception


* Support au pôle maintenance et autres fonctions sur la gestion des contrats prestataires : relances, suivi, réception informatique des livraisons .


* Création, paramétrage et mise à jour des droits d'accès au site badgeage

5.Support à la sécurité (15%)


* Réalisation des accueils sécurité : CDI, CDD, intérimaires, stagiaires, parcours d'intégration Groupe


* Réalisation des commandes d'EPI en support au pôle HSE


* Gestion des dotations de vêtements de travail

Formation et Expérience :


* De formation Bac +2 de type Assistante de gestion/ Gestion des entreprises et des administrations avec expérience dans des fonctions administratives, d'accueil (idéalement en milieu industriel)


* Très bonne maitrise des outils bureautiques

Compétences personnelles :


* Appétence pour la communication


* Sens du service développé, posture d'accueil irréprochable.


* Excellente communication orale et écrite.


* Rigueur, fiabilité, sens de l'organisation et bonne gestion des priorités.


* Bonnes qualités relationnelles et d'adaptation


* Multitâches, capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement dynamique.


* Proactivité, prise d'ini...