Executive Assistant (Rueil-Malmaison – 92) F/H

Votre environnement :

Vous rejoignez le Business Industrial Automation & End User de Schneider Electric pour le pays France, au sein duquel vous accompagnerez le Vice-Président dans ses activités.

Ce rôle clé s'inscrit dans un contexte dynamique et exigeant, avec des interactions fréquentes, y compris à l'internationale, avec des clients stratégiques, et des parties prenantes internes de haut niveau.

Le poste est basé à Rueil-Malmaison (92).

Vos missions


* Assurer la relation avec les clients stratégiques : coordination des échanges et suivi des interactions avec une posture professionnelle adaptée.


* Gérer l'agenda et optimiser le temps du Vice-Président : planification, suivi des réunions, gestion des invitations.


* Organiser les déplacements professionnels : proposition d'itinéraires, réservations (vols/trains, hôtels, transferts, visas) et constitution des dossiers de voyage.


* Préparer et suivre les notes de frais : collecte des justificatifs, saisie dans l'outil dédié, suivi des validations et soumission au règlement.


* Assurer la logistique des différents événements : réservation de salles multi-sites, commandes de pauses/déjeuners, gestion des visiteurs, fournitures et matériels.


* Contribuer à l'événementiel : coordination de séminaires et comités de direction, réservation des lieux et prestataires, organisation des transports et activités de team building, suivi sur place et de la facturation (Coupa).


* Supporter le VP et l'équipe : interface, gestion des demandes (visas, IT, Wi-Fi...), onboarding/offboarding, validations d'approbation (voyages, frais, congés) et appui aux processus financiers.


* Utiliser et mettre à jour les procédures & outils internes : Teams, Concur, Coupa, Paylink, Talent Link, etc.

Votre profil & Expérience


* Formation Bac+2 en Assistanat ou équivalent.


* Expérience confirmée en assistanat de direction dans un environnement exigeant et international.


* Excellentes capacités d'organisation, de synthèse et de communication.


* Maîtrise du français et de l'anglais à un niveau professionnel.

Vos compétences


* Aisance relationnelle, écoute, diplomatie et sens du service.


* Anticipation, réactivité, adaptabilité et autonomie.


* Discrétion, confidentialité et fiabilité.


* Sens du client et posture adaptée dans les interactions stratégiques.


* Maîtrise des outils MS 365 et des plateformes de voyage & achats (Concur, Coupa...).

#LI-CB4

Vous cherchez à créer de l'IMPACT dans votre carrière?

Lorsque vous envisagez de rejoindre une nouvelle équipe, la culture d'entreprise est essentielle.

Chez Schneider Electric, nos valeurs et nos comportements sont le fondement de la création d'une culture d'entreprise qui contribue à la réussite de l'entreprise.

Nous pensons que nos valeurs IMPACT - Inclusion, Maîtrise, Raison d'Etre, Action, Curiosité, Travail d'équipe - comm...