Office Assistant - Exclusivo para PCD

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

Assistência e secretariado da Diretoria Geral


* Coordenação eficiente da agenda: coordenar e organizar compromissos, reuniões e comitês de projeto com várias partes interessadas, otimizando as viagens da Diretoria;


* Organização e preparação de reuniões do Comitê de Gestão: reserva de salas, coordenação de agendas, etc;


* Fazer anotações, atas de reuniões e apresentações (quando houver necessidade).

Apoiar na organização de eventos internos


* Participar da organização dos principais eventos da Gestão: seminários, encontros, reconhecimentos, eventos internos, etc;


* Participante do comitê organizador de eventos como confraternização anual de natal e outras celebrações;


* Organização de visitas internacionais: elaboração de agenda e qualquer logística que se fizer necessária.

Organização de viagens


* Organização de viagens: planejamento em conjunto com as entidades/parceiros internos ou externos visitados, reserva de transporte (se necessário);


* Coordenação das cotações de passagens e hospedagem junto a agência de viagens corporativa da Hermès;


* Controle do orçamento de T&E (Travel & Expenses) da Diretoria Geral.

Coordenação administrativa e compras


* Realização de cotações e abertura de pedidos de compra nos sistemas da Hermès;


* Realização de cotações de gifts para fornecedores, bem como a organização e logística e formalização nos sistemas da Hermès;


* Cadastro de fornecedores, pedidos de suprimentos da copa, mantimentos, material de escritório e outros materiais e ferramentas de trabalho;


* Monitoramento das despesas do office, verificação das faturas, se estão corretamente cobradas e de acordo com a política do departamento financeiro.

Office Facilities


* Apoio na manutenção do paisagismo do escritório;


* Garantir a organização e bom funcionamento das salas de reunião e open space;


* Acesso e manutenção do aplicativo de controle de acesso do condomínio corporativo.

Conformidade e conhecimento sobre os procedimentos internos


* Apoiar no arquivamento de documentos relevantes do escritório/diretoria geral, seguido as regras internas de controle locais e do Grupo


* Participante do comitê de Brigada de Incêndio do escritório

PERFIL


* Muito organizado(a), rigoroso(a) e confiável, capaz de organizar seu trabalho de forma autônoma e de antecipar


* Ágil, Orientado(a) para o serviço (clientes internos), com excelentes habilidades de comunicação


* Excelentes habilidades interpessoais para lidar com uma variedade de contatos internos e externos


* Proficiente no uso de Excel/Word/Power Point/Outlook e outras ferramentas digitais


* Inglês fluente