Assistant(e) Exécutif(ve) | Executive Assistant

Shape Your World

At Alcoa, you will become an essential part of our purpose: to turn raw potential into real progress.

The way we see it, every Alcoan is a work-shaper, team-shaper, idea-shaper, world-shaper.

À propos du poste

Dans ce rôle, vous fournirez un soutien administratif exécutif de haut niveau directement au Vice-président des projets, ainsi qu’une assistance aux membres de l’équipe des opérations au besoin, tout en faisant preuve de discernement dans l’exécution de vos tâches avec une grande autonomie.

Vous contribuerez à favoriser des relations efficaces entre les dirigeants et les différentes interfaces de l’organisation grâce à une communication claire, positive et axée sur les résultats, tout en cherchant à comprendre les autres.

Vous assurerez la liaison avec des gestionnaires et une base de clients/fournisseurs répartis géographiquement.

Ces interactions devront être influentes et, si nécessaire, affirmées afin de résoudre rapidement et de manière satisfaisante les problèmes, ce qui exige une réflexion claire sur les alternatives et une capacité décisionnelle assurée.

Plus précisément, vous devrez :


* Gérer et coordonner l’agenda, la documentation et la logistique du VP Projets afin de l’aider à concentrer ses efforts sur les priorités essentielles à l’atteinte des résultats commerciaux, maintenir les relations clés avec les parties prenantes internes et externes, et assurer une communication efficace et en temps opportun.


* Assurer la coordination des déplacements des dirigeants et d’autres leaders désignés d’Alcoa, y compris les demandes de visa, l’hébergement, la réconciliation des cartes de crédit et les tâches liées à la mobilité.


* Soutenir la coordination et la facilitation des visites VIP et des interfaces externes.


* Coordonner et faciliter les réunions de l’équipe de direction en établissant l’ordre du jour, les documents préparatoires, en prenant note des discussions et en assurant le suivi des actions.

Responsable de la gestion de toute la documentation liée à l’équipe de direction ainsi que de la distribution des communications à toutes les parties, y compris le personnel à l’étranger et sur site.


* Organiser des événements clés tels que des ateliers ou des forums pour les équipes et les fonctions élargies.


* Fournir des données/rapports/présentations précis pour respecter des délais serrés et parfois concurrents, et rassembler toutes les informations nécessaires à la production de rapports mensuels et trimestriels, de présentations et de données statistiques selon les exigences du gestionnaire.


* Comprendre l’orientation stratégique, les plans, les objectifs et les priorités d’Alcoa, les initiatives en cours et les enjeux plus larges touchant la région, afin de mener divers projets et activités qui optimisent les processus administratifs.

Ce que vous apportez au poste :...