IP Administrative Assistant (m/w/d)

Roche fosters diversity, equity and inclusion, representing the communities we serve.

When dealing with healthcare on a global scale, diversity is an essential ingredient to success.

We believe that inclusion is key to understanding people’s varied healthcare needs.

Together, we embrace individuality and share a passion for exceptional care.

Join Roche, where every voice matters.

Position

Als IP Administrative Assistant sind Sie für die folgenden Aufgaben verantwortlich: 


* Allgemeine administrative Aufgaben insbesondere umfassend: Anwendung von Microsoft Office/Google Programmen; Elektronische Kommunikation und Terminkoordination;


* Kontinuierliche Optimierung der Abläufe/Vorgänge im IP Paralegal/Assistant Team; Kenntnisse in der Bedienung des internen Datenverarbeitungsprogramms der Patentfunktion inkl.

Eingabe relevanter Daten.


* Administrative Unterstützung bei Formalvorgängen im Patentwesen, die unter Anleitung seitens Paralegal / Patent Attorney durchgeführt werden: Bearbeiten/Erstellen/Vorbereiten von sich wiederholenden standardisierten und dokumentierten einfachen Formalvorgängen (z.B.

Prüfungsantrag, Fristverlängerung, Zahlungsauftrag) 


* Bearbeiten von Patentdaten in internen Datenbanken (z.B.

Dokumentenuploads) Erfassung der zitierten Literatur in den Anmeldetexten und von im weiteren Patentverfahren zitierten Entgegenhaltungen.


* Überwachung und Pflege von Fristen;


* Führung der elektronischen Akte sowie bei der Archivierung der Papierakten. 


* Reise- und Seminarbuchung und -abrechnung, insbesondere umfassend: Terminplanung und Organisation von Dienstreisen für den Verantwortungsbereich in Abstimmung mit internem/r Auftraggeber/in; Im wesentlichen selbständige Abrechnung der Dienstreisen unter Berücksichtigung der relevanten Vorschriften. 


* Selbständige Übernahme von Bearbeitungen des Bestellwesens, der Beschaffung und des Versands von der Angebotseinholung bis hin zur Prüfung und Versorgung der Rechnung. 


* Aktive Mitarbeit bei der Organisation von Meetings, Unterstützung beim Event Management (z.B.

Abteilungsveranstaltungen, interne und externe Workshops, Customer Area Patent Attorney Meetings). 


* Organisatorische Vorbereitung von Besuchen relevanter Roche-Vertreter oder externer Gäste in Abstimmung mit Auftraggeber/in.

Unterstützung bei On/Offboarding, Ausweis/Zutrittsmanagement. 


* Mitarbeit in den relevanten Teams zur Gestaltung/Optimierung abteilungsinterner Prozesse, in den Patent-Site-übergreifenden Netzwerken oder bei der Implementierung neuer patent spezifischen IT Tools


* Kontinuierliche Weiterbildung im Patentrecht und in patentrechtlichen Formvorschriften

Wer Sie sind: 


* Ihre Berufsausbildung als Patentanwaltsfachangestellte/r oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung haben sie erfolgreich abgeschlossen


* Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung und Sie sind bereit sich kontinuierlich im Bereich ...