Facility Management Administrator (m/w/d) 25-38,5h/w - IKEA Austria GmbH

Als engagierte:r, aufgeschlossene:r und neugierige:r Expert:in in allen Bereichen der Immobilienwirtschaft unterstützt du als vertrauenswürdige:r und geschätzte:r Teamplayer:in das Immobiliengeschäft der Ingka Gruppe.

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung/Verwaltungsleiter.
• Allgemeine Kenntnis über den Facility Management Leistungsumfang und ein gutes Verständnis des Facility Management Liefermodells.
• Sehr gutes Verständnis der wichtigsten FM-Geschäftsprozesse (z.B.

Arbeitsauftragsmanagement für dringende, geplante und reaktive Instandhaltung, Vertrags- und Lieferantenmanagement) auf lokaler Ebene.  
• Vorzugsweise Erfahrung in multinationalen Unternehmen oder in einer Organisation für das Facility Management mit mehreren Einheiten, vorzugsweise in einem Einzelhandelsunternehmen mit hohem Umsatzvolumen. 
• Ausgezeichnete Fähigkeit, Projekte zu organisieren und zu leiten und mit Menschen zu arbeiten. 
• Gute Kenntnisse des Betriebs und der geringfügigen Wartung verschiedener Büro- und Kommunikationssysteme.
• Analytische Fähigkeiten und gute MS-Office-Kenntnisse.

Idealerweise Kenntnisse über CAFM-Systeme (computergestütztes Gebäudemanagement).
• Ausgezeichnete Deutsch und Englischkenntnisse.

In dieser Position unterstützt du eine oder mehrere spezifische Einheiten innerhalb von Real Estate im Hinblick auf eine optimale Unternehmensleistung durch Organisation, Koordinierung und Überwachung der Facility Management Prozesse in Bezug auf die Erstellung von Berichten, Dokumenten und die Organisation von Meetings, Trainings und Workshops. 

• Du unterstützt administrativ im Facility Management Bereich die Immobilienabteilung, um die optimale Leistung des Bereichs im Unternehmens zu steigern.
• Du unterstützt bei der Organisation, Koordinierung und Überwachung der Facility Management bezogenen Geschäftsprozesse in einer Einheit.
• Du bist verantwortlich für die Verwaltung und Archivierung von Genehmigungen, Lizenzen, Zertifikaten und Berichtsmaßnahmen, um die Einhaltung der lokalen Gesetzgebung sowie der internen Regeln und Anforderungen in Bezug auf den Facility Management Bereich innerhalb von Ingka zu gewährleisten.
 • Du bringst Ideen und Erkenntnissen zur Verwaltung von Facility Management Projekten ein und stellst sicher, dass die relevante Dokumentation (z.

B.

die Bestandsdokumentation) vorhanden ist. 
• Du stellst eine klare und schnelle Kommunikation mit internen Kunden und externen Lieferanten durch die Koordinierung allgemeiner Anfragen im Zusammenhang mit Facility Management Aktivitäten sicher .

Das Mindestentgelt für diese Position beträgt auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung (38,5 Wochenstunden)  € 2300,- brutto pro Monat (All-in-Vertrag).

Wir sind bereit, je nach Erfahrung und Qualifikation mehr zu zahlen.

Teiltzeit ist ab 25 Stunden möglich.

Du hast flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit remote - also von einem anderen Ort in Öterreich als einem IKEA Büro - zu arbeiten.
  
Wir freuen uns ausdrücklich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen als auch mit verschiedenen ethnischen Hintergründen.
 
Sende uns also so bald als möglich dein Motivationsschreiben und deinen Lebenslauf mit allen relevanten Informationen, die wir über dich kennen sollten.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
 
Wir suchen Menschen, die offen sind, schwedische Unternehmenskultur schätzen und Liebe zum Einrichten mitbringen.

Wir achten darauf, dass sich unsere Mitarbeiter:innen bei uns wohlfühlen.

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