Head of Suppliers Management

CONTEXTE ET ENJEUX

Hermès Benelux-Nordics est une filiale d'Hermès International en charge de la distribution des produits Hermès sur le Benelux et la Scandinavie.

Le réseau est constitué de 7 magasins (Bruxelles, Knokke, Amsterdam P.C Hooftstraat, Amsterdam Bijenkorf, Copenhague, Stockholm et Oslo) et 1 concessionnaire (Luxembourg) ainsi que d'un siège régional à Bruxelles.

La région est ainsi une mosaïque tant géographique que culturelle : 8 villes, 6 pays, 5 langues, 4 devises.

MISSION DU POSTE

Le/La responsable du pôle fournisseurs joue un rôle clé dans la gestion des relations avec les fournisseurs (hors Groupe) ; avec un comptable fournisseur sous sa responsabilité, il/elle assure le bon fonctionnement du processus d'achats du support aux appels d'offres au rapprochement des factures et des bons de commande via la gestion de la contrathèque et la rationalisation des processus et transactions sur la région.
Pour cela, il/elle collabore avec l'ensemble des départements du siège régional, les magasins et les fournisseurs.
Le rôle est en lead stratégique sur les différents sujets et en gestion opérationnelle régulière avec le comptable fournisseur.
Il s'agit d'une création de poste.

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Gestion et suivi de la relation avec les fournisseurs

Support au processus de sélection et d'évaluation des fournisseurs en équipe avec les opérationnels et la Direction
Contrôles pré-contractualisation et support aux opérationnels pour la contractualisation
Contrôles réguliers : licences, assurances
Gestion de la contrathèque des filiales
Création des fournisseurs dans les systèmes et maintenance de la base de données
Maintenance et amélioration des interactions notamment sur les sujets d'intégration comptable, de rationalisation des factures, d'amélioration des délais de paiement
Support administratif à l'arrêt des collaborations
Gestion des risques liés aux fournisseurs

Gestion des bons commandes & rapprochement des factures

Gestion de bons de commande et réceptions dans le respect des échéances financières
Suivi et contrôle qualité des bons de commande et réception des autres utilisateurs
Rapprochement des factures

Gestion des notes de frais

Contrôles des notes de frais dans les outils selon les procédures
Formation et assistance aux utilisateurs & voyageurs
Archivage des documents

Respect des règles internes, normes et conformité

Appliquer les règles de contrôle interne
Garantir la bonne application des règles par les différents utilisateurs
Former les parties prenantes

Revue de processus, optimisation et déploiement de plans d'action

Amélioration continue des processus en vue d'accroitre leur efficacité, leur qualité et leur rentabilité
Cartographie et documentation
Etude d'automatisation en équipe avec l'équipe comptabilité générale, l'équipe IT et le Groupe
Mettre en place des plans d'action pour la résolution rapide des litiges et blocage...